Juridisch

Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: · van toepassing op emilecappelle.be en subdomeinen die naar deze site verwijzen.

Dit privacybeleid beschrijft hoe Emile Cappelle (hierna: “wij”, “ons”), zelfstandige / freelancer in webdesign, persoonsgegevens verwerkt wanneer u deze website bezoekt, ons contacteert of anderszins met ons communiceert. De administratie, facturatie en payroll rond uitgevoerde opdrachten verlopen via Tentoo (payrolling); dat vormt een afzonderlijke verwerkingscontext naast deze website en wordt hieronder alleen vermeld waar het voor u relevant kan zijn. Voor gegevens die u via deze site of het vermelde mailboxadres deelt, blijft Emile Cappelle uw eerste aanspreekpunt voor privacyvragen en rechten. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische uitvoeringswet van 30 juli 2018.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens via deze website, het contactformulier en het zichtbare mailboxadres is de natuurlijke persoon:

  • Naam: Emile Cappelle
  • Activiteit: freelance webdesign (zelfstandige)
  • Payroll / administratie opdrachten: Tentoo wordt ingeschakeld voor payroll, facturatie en aanverwante administratie rond uitgevoerde opdrachten. Gegevens die u uitsluitend via deze site doorgeeft, worden daardoor niet automatisch met Tentoo gedeeld; dat gebeurt pas wanneer er een concrete klanten-/opdrachtrelatie ontstaat en dat administratief nodig is. Voor informatie over hoe Tentoo in dat kader omgaat met gegevens, zie het privacy- en cookiebeleid op tentoo.be.
  • Adres: 8900 Ieper, België (volledig postadres op eenvoudig verzoek via onderstaand contactadres)
  • E-mail: info@emilecappelle.be (gehost bij Hostinger; zie paragraaf 7)

Voor alle vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw gegevens via de website en dit mailboxadres kunt u ons bereiken via het bovenstaande e-mailadres. Voor de uitoefening van uw rechten (zie paragraaf 9) verzoeken wij u om uw verzoek duidelijk te omschrijven en, waar nodig, uw identiteit te verifiëren zodat wij kunnen vaststellen dat het verzoek van u afkomstig is. Voor gegevens die uitsluitend in het Tentoo-dossier worden verwerkt, kan Tentoo aanvullende contact- of procedure-informatie vermelden; voor gegevens die wij zelf beheren via deze site blijft bovenstaand adres uw eerste aanspreekpunt.

2. Toepassingsgebied

Dit beleid geldt voor alle informatie die wij verzamelen wanneer u:

  • onze website emilecappelle.be bezoekt (inclusief onderliggende pagina’s zoals contact, portfolio, landingspagina’s en dit privacybeleid);
  • het contactformulier invult of ons per e-mail benadert;
  • anderszins gegevens aan ons verstrekt in het kader van een informatie- of offerteaanvraag of een latere opdracht.

Dit beleid geldt niet voor websites of diensten van derden die via links vanaf onze site bereikbaar zijn; daarvoor gelden de privacyverklaringen van die derden.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van hoe u met ons interacteert, kunnen onder meer de volgende gegevens worden verwerkt:

Categorie Voorbeelden
Identificatie- en contactgegevens naam, e-mailadres, type aanvrager (bv. kinesist, boekhouder), vrije tekst in het berichtveld
Technische en gebruiksgegevens IP-adres (of een afgeleide daarvan), browsertype, besturingssysteem, taalinstelling, tijdstip van bezoek, bezochte pagina’s of URL’s, verwijzende site (referrer), algemene locatie afgeleid van IP (niveau regio/land)
Voorkeuren op deze site opslag in de browser (localStorage) van het feit dat u de cookie-/privacybanner heeft bevestigd
Communicatie-inhoud inhoud van e-mails of berichten die u ons stuurt in het kader van een vraag, offerte of opdracht

Wij verzoeken u om geen bijzondere categorieën persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens) en geen strafrechtelijke gegevens te versturen via het contactformulier of per e-mail, tenzij dat strikt noodzakelijk is en wettelijk toelaatbaar is. Voor medische of andere gevoelige informatie verwijzen wij naar een veilig, daarvoor bedoeld kanaal na voorafgaande afspraak.

4. Doeleinden en rechtsgronden (AVG art. 6)

Wij verwerken persoonsgegevens enkel voor duidelijke doeleinden en op basis van een geldige rechtsgrond:

Doel Rechtsgrond Toelichting
Beantwoorden van contactaanvragen en voorbereiden van offertes Art. 6(1)(b) - maatregelen voor het sluiten van een overeenkomst / art. 6(1)(f) gerechtvaardigd belang Wanneer u een formulier indient of ons mailt, is dit doorgaans noodzakelijk om uw vraag te behandelen. Waar nog geen contractuele relatie bestaat, steunen wij mede op ons gerechtvaardigd belang om professioneel te communiceren met potentiële klanten.
Uitvoering van een overeenkomst en klantenbeheer (na opdracht) Art. 6(1)(b) Verwerkingen die nodig zijn om de overeengekomen webdesign- en gerelateerde diensten te leveren, facturatie, planning en ondersteuning.
Beveiliging, fraudepreventie en stabiliteit van de website Art. 6(1)(f) gerechtvaardigd belang O.a. hostinglogs om misbruik te detecteren en de technische werking te waarborgen.
Bezoekstatistieken (privacy-vriendelijk) Art. 6(1)(f) gerechtvaardigd belang Inzicht in gebruik van de site om inhoud en prestaties te verbeteren, zonder gedragsoverzichten op individueel niveau en zonder marketingprofielen.
Naleving van wettelijke verplichtingen Art. 6(1)(c) Bv. fiscale of boekhoudkundige bewaring indien van toepassing op facturatiegegevens.
Bewaren van uw voorkeur na klik op “OK” in de cookiebanner Art. 6(1)(a) toestemming, voor zover als toestemming vereist De banner informeert over het gebruik van technische opslag; door te bevestigen stemt u in met het opslaan van die voorkeur in uw browser.

Waar wij steunen op gerechtvaardigd belang, houden wij steeds een afweging tussen onze belangen en uw privacy in: wij verzamelen niet meer gegevens dan redelijkerwijs nodig is en bewaren die niet langer dan nodig.

5. Verplichting tot verstrekken

Voor het gebruik van het contactformulier zijn de velden die als verplicht zijn gemarkeerd (zoals naam, e-mail en bericht) noodzakelijk om uw vraag te beantwoorden. Indien u deze gegevens niet verstrekt, kunnen wij uw verzoek mogelijk niet verwerken.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaring wettelijk verplicht of gerechtvaardigd is:

  • Contactaanvragen en offertetraject: doorgaans tot drie (3) jaar na het laatste contact, tenzij een kortere of langere termijn gerechtvaardigd is (bv. lopende geschilafhandeling of wettelijke bewaarplicht).
  • Contract- en facturatiegegevens (klanten): conform de wettelijke bewaartermijnen voor boekhouding en fiscaliteit in België (doorgaans zeven (7) jaar vanaf het afgesloten boekjaar, tenzij de wet anders voorschrijft).
  • Hosting- en serverlogs (Hostinger): conform de instellingen en het privacybeleid van Hostinger; doorgaans een beperkte bewaartermijn ten behoeve van beveiliging en technische ondersteuning.
  • Statistieken (GoatCounter): conform het bewaarbeleid van de aanbieder; doorgaans beperkt en geaggregeerd waar mogelijk.
  • Voorkeur cookiebanner (localStorage): tot u de gegevens in uw browser wist of wij de sleutel wijzigen.

7. Ontvangers en verwerkers

Uw gegevens worden niet verkocht. Wij delen gegevens enkel met dienstverleners die ons helpen de website of onze diensten te leveren (“verwerkers” in de zin van de AVG), onder strikte contractuele afspraken en enkel voor de beschreven doeleinden:

  • Hostinger (Hostinger International Ltd. en gelieerde entiteiten): websitehosting (publicatie en uitgifte van deze statische site, inclusief CDN/edge waar van toepassing) en daarmee gepaard gaande server- en beveiligingslogs. Zie: hostinger.com/legal/privacy-policy.
  • E-mail via Hostinger: het adres info@emilecappelle.be maakt gebruik van het e-mailhostingplatform van Hostinger (mailbox gekoppeld aan het hostingaccount). Technische verwerking (transport, opslag, spamfiltering) verloopt daardoor bij Hostinger. Inhoudelijk beheer en lezen van berichten gebeurt door ons.
  • Formulierverwerking (FormSubmit.co): berichten via het contactformulier worden via FormSubmit als tussenpersoon naar ons mailboxadres gestuurd. Zie formsubmit.co/privacy-policy. Het formulier bevat enkel de velden die nodig zijn om uw aanvraag te behandelen (naam, e-mail, type aanvrager, bericht).
  • GoatCounter (privacy-vriendelijke bezoekstatistieken). Zie: goatcounter.com/help/privacy.
  • Tentoo (payrolling / administratie): alleen wanneer u klant wordt of een facturatie- en payrolltraject start, kunnen gegevens (zoals identiteits- en contactgegevens, opdracht- en facturatiegegevens) met Tentoo worden gedeeld voor uitvoering van de payrollovereenkomst en wettelijke verplichtingen in dat kader. Zie de documentatie op tentoo.be.

Indien wij in de toekomst andere verwerkers inschakelen of substantiële wijzigingen aanbrengen, zullen wij dit privacybeleid bijwerken en, waar vereist, u informeren.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Sommige verwerkers kunnen gegevens (deels) verwerken buiten de EER, afhankelijk van hun infrastructuur en onderaannemers (bv. de Verenigde Staten). In dat geval zorgen wij, via de verwerker, voor passende waarborgen in de zin van de AVG, zoals:

  • een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, of
  • passende standaardcontractbepalingen (SCC), of
  • andere in de AVG erkende mechanismen.

Een kopie van de relevante waarborgen kunt u op verzoek bij ons verkrijgen, voor zover wij die redelijkerwijs beschikbaar kunnen stellen.

9. Uw rechten

Onder de AVG heeft u, onder de wettelijke voorwaarden, de volgende rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens:

  • Inzagerecht: weten welke gegevens wij van u verwerken;
  • Rectificatie: onjuiste gegevens laten corrigeren;
  • Wissing (“recht om vergeten te worden”): gegevens laten wissen, tenzij een wettelijke uitzondering van toepassing is;
  • Beperking van de verwerking: in de wettelijk bepaalde situaties;
  • Gegevensoverdraagbaarheid: waar van toepassing, uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat te ontvangen;
  • Bezwaar: bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang, onder de wettelijke voorwaarden;
  • Intrekking van toestemming: waar de verwerking op toestemming steunt, kunt u die toestemming te allen tijde intrekken zonder de rechtmatigheid van verwerking vóór intrekking aan te tasten;
  • Klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (zie paragraaf 12).

Om uw rechten uit te oefenen, stuurt u een e-mail naar info@emilecappelle.be met het verzoek en, indien nodig, een kopie van uw identiteitskaart (zijde met foto en gegevens; BSN-nummer en chipfoto mogen worden afgeschermd). Wij reageren binnen één (1) maand na ontvangst, behalve bij complexe verzoeken waarbij de wet een verlenging toestaat, dan informeren wij u tijdig.

10. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Wij gebruiken geen volledig geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen voor u heeft of u op vergelijkbare wijze significant treft (AVG art. 22). Wij voeren geen profilering uit in de zin van het opstellen van gedetailleerde gedrags- of interesseprofielen voor advertentiedoeleinden.

11. Minderjarigen

Deze website en onze diensten zijn niet gericht op personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen bewust geen persoonsgegevens van kinderen. Als u meent dat wij onbedoeld gegevens van een minderjarige hebben verzameld, neem dan contact met ons op zodat wij die kunnen verwijderen.

12. Toezichthoudende autoriteit

U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

13. Cookies en vergelijkbare technologieën

Wij gebruiken geen niet-noodzakelijke marketingcookies of social-media trackingpixels op deze site. Voor het tonen van een eenvoudige cookie-/privacybanner slaan wij een voorkeur op in localStorage van uw browser wanneer u op “OK” klikt. Dit is een technische opslag om u de banner niet herhaaldelijk te tonen.

GoatCounter wordt ingezet als privacy-vriendelijke teller; volgens de documentatie van de dienst worden geen trackingcookies geplaatst voor standaardtelling. IP-adressen kunnen technisch kort worden verwerkt door de infrastructuur van de dienst; raadpleeg het privacybeleid van GoatCounter voor details.

U kunt cookies en opslag in uw browser beheren via de instellingen van uw browser (bv. wissen van sitegegevens).

14. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang of onrechtmatige verwerking, waaronder het gebruik van HTTPS/TLS voor de verbinding met deze website (via de hosting bij Hostinger), zorgvuldige keuze van verwerkers en beperkte toegang tot inkomende berichten tot de personen die deze nodig hebben voor beantwoording.

15. Wijzigingen van dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen (bv. bij wijziging van de website, nieuwe verwerkers of gewijzigde wetgeving). De datum “Laatst bijgewerkt” bovenaan wordt dan aangepast. Wij raden u aan dit beleid periodiek te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen die uw rechten raken, informeren wij u waar redelijkerwijs van ons wordt verwacht (bv. via een melding op de website of per e-mail bij actieve klantenrelaties).

16. Contact (privacy)

Voor alle privacy- en gegevensbeschermingsvragen: info@emilecappelle.be.